W kulturach większości krajów miejsca wiecznego spoczynku zmarłych traktuje z ogromnym szacunkiem. Cmentarze to miejsca mające dla nas szczególne, symboliczne znaczenie. To tu odbywają się pogrzeby naszych bliskich i tutaj właśnie przychodzimy, by odwiedzać ich groby. Jednakże, aby cmentarze mogły funkcjonować prawidłowo, muszą na nich panować pewne zasady i regulacje, które określają jak powinna wyglądać dokumentacja cmentarna.
Administracja cmentarzami
W przypadku cmentarzy komunalnych, zarządzanie nimi pozostaje w gestii instytucji i osób świeckich. Natomiast na mniejszych, parafialnych cmentarzach, zagadnieniami tymi zajmują się najczęściej proboszczowie pobliskich kościołów. Mogą oni również powierzyć administrowanie cmentarzem pracownikom parafii lub firmie zewnętrznej. Zarówno na cmentarzach komunalnych, jak i parafialnych, musi być przechowywana odpowiednia dokumentacja cmentarna.
Obowiązkowa dokumentacja cmentarna
Dokumentacja cmentarna jest w naszym kraju regulowana przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z 1975 roku oraz jego późniejszymi zmianami. Rozporządzenie to obliguje wszystkie osoby zarządzające cmentarzami do prowadzenia odpowiednich zapisów w formie papierowej lub elektronicznej. Do gromadzenia i właściwego przechowywania danych o zmarłych i ich grobach zobowiązane są zarówno cmentarze świeckie, jak i wyznaniowe.
Do obowiązkowej dokumentacji cmentarnej zaliczamy:
- księgi osób pochowanych na cmentarzu,
- księgi grobów położonych na terenie cmentarza,
- alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu,
- dokumenty i informacje składane przy pogrzebie, takie jak karta zgonu, oświadczenia, dane dysponentów itp.
Dokumenty składane przy pogrzebie
Do obowiązkowej dokumentacji cmentarza wliczamy karty zgonu osób pochowanych na danej nekropolii. Kartę zgonu przechowuję się przez okres co najmniej 30 lat. W przypadku ekshumacji i przeniesienia zwłok, kartę zgonu przekazuje się do zarządcy docelowego cmentarza i wprowadza się ją do rejestru pochowanych na nim osób.
Do dokumentacji cmentarnej zaliczamy również dane dotyczące prawa do dysponowania grobem przez rodzinę osoby zmarłej. Archiwizuje się również wszelkie oświadczenia składane przez rodzinę, a związane z ustalaniem następnych dysponentów. Ponadto, w dokumentacji cmentarnej znajdziemy informację o prolongatach grobu, czyli uiszczonych bądź nie wymaganych opłatach za grób.
W związku z tym, że dane osób zmarłych nie są chronione (nie podlegają przepisom o ochronie danych osobowych), część z nich jest ogólnie dostępna. Niektóre cmentarze udostępniają internetowe lokalizatory grobów. Dzięki takim wyszukiwarkom można odnaleźć miejsce pochówku członka dalszej rodziny czy osoby publicznej. Dodatkowo, wyświetlają się tam podstawowe dane zmarłego, takie jak imię, nazwisko, data zgonu i rodzaj grobu.
Dokumentacja cmentarna grobów wojennych
Z racji upływu czasu i specyficznych okoliczności pochówków, groby żołnierzy poległych w czasie I i II Wojny Światowej nie posiadają z reguły prawidłowych oznaczeń. Dodatkowo, ulegają stopniowej degradacji, ponieważ mało kto decyduje się, aby zadbać o czystość i właściwą pielęgnację nagrobka. Od pewnego jednak czasu, cieszą się szczególnym zainteresowaniem pasjonatów historii. Dzięki takim osobom groby poległych żołnierzy stały się częścią polskiej spuścizny oraz zostały objęte specjalnym programem Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Działania tego programu mają na celu oznaczenie i udokumentowanie istnienia grobów żołnierzy biorących udział w działaniach wojennych. Prowadzenie dokumentacji tych pojedynczych grobów i niewielkich, najczęściej wiejskich, cmentarzy pozwoli na godne upamiętnienie ich walki i bohaterskiej śmierci. Prace nad udokumentowaniem tych miejsc pochówku prowadzą najczęściej studenci i absolwenci Instytutu Historii Sztuki.
